Si te sale una pregunta de Administración de Archivos, aplica ESTE hack de supervivencia 💡

Parce, visualiza esto: Estás a media hora de entregar el examen. Te sale un caso tipo "Súper complejo": Una entidad pública entra en liquidación y te preguntan qué diablos pasa con sus 50 años de archivos.

Por instinto o cansancio, tú respondes: "Se mandan en cajas al Archivo General de la Nación para que ellos miren qué hacen". ¡ERROR! Te acaban de corchar. El Título 3 del Acuerdo 001 de 2024 sobre Administración de Archivos está lleno de estas situaciones extremas.

Las 3 "Cascaritas" Mortales del Examen (¡No caigas!)

🚨 1. El chicharrón de las Liquidaciones

• Te ponen un municipio que suprime una secretaría o un hospital que se liquida.
• La trampa: Creer que el archivo se va para la basura, se le entrega a la Alcaldía sin inventariar, o se manda automáticamente al AGN.
• La verdad: La norma es estricta. El liquidador NO puede irse sin organizar los fondos. Los documentos se le entregan a la entidad que asuma sus funciones. Si nadie asume sus funciones, se entregan al Ministerio o cabeza de sector al que pertenecían. ¡El AGN es solo la ultimísima instancia para entidades nacionales!

🚨 2. El espejismo del "Expediente Híbrido"

• Te plantean un caso donde un contrato tiene unas actas impresas y unos planos en un CD o en la nube.
• La trampa: Imprimir los correos electrónicos o los planos digitales "para que todo quede en la misma carpeta física" y foliarlos.
• La verdad: El Acuerdo prohíbe imprimir documentos que nacieron electrónicos solo para archivarlos. El expediente híbrido se maneja manteniendo el papel en el papel y lo digital en lo digital, pero garantizando el vínculo archivístico (una hoja de control o índice que cruce la información de ambos mundos).

🚨 3. La foliación "creativa" (Cero tolerada)

• En la prueba técnica te preguntan cómo corregir un error de foliación en un expediente de 200 folios.
• La trampa: Marcar la opción de "Usar corrector" o foliar con letras tipo "14A, 14B, 14C" para no borrar todo.
• La verdad: La foliación es un acto casi pericial. No se acepta corrector, ni letras, ni saltos. Si te equivocas, trazas una línea oblicua sobre el número errado (que se siga viendo) y escribes el número correcto al lado. Siempre a lápiz (HB o B) y en la esquina superior derecha.

El "Hack" del Mentor

💡 Memorízate esto para el examen:

Aplica la regla de "La herencia de las funciones". En cualquier pregunta de supresión, fusión o liquidación de entidades, busca la respuesta que diga "se transfiere a la entidad que asuma sus funciones". El archivo sigue a la función, no al edificio.

Si te equivocaste en esto, imagínate en el examen...

Cada punto cuenta y caer en trampas de archivo es regalar tu puesto en la lista de elegibles. El Acuerdo 001 de 2024 exige malicia indígena para interpretarlo. Mira la explicación completa en video y mide tu nivel con el simulacro gratis aquí:

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