El error pendejo al llenar los formatos del Acuerdo 001 que te costará el cargo 📝

Imagínate esto, parce: Llegas fresco a entregar tus cajas al Archivo Central. Llevas tu formato de inventario impreso, súper orgulloso. El jefe de archivo lo mira, saca un lapicero rojo, te lo raya y te dice: "Devuélvase, esto está mal diligenciado". ¡Qué humillación!

En el examen de la CNSC, saber diligenciar los formatos del Acuerdo 001 de 2024 no es tarea solo de las secretarias; es una competencia técnica para profesionales y directivos. Una sola casilla mal llenada en un caso situacional y te corchan de una. Vamos a ver dónde es que todos resbalan.

Las 3 Cascaritas Mortales de los Formatos ☠️

El diablo está en los detalles. Cuando leas las opciones de respuesta, fíjate muy bien en estas "bobadas" que invalidan cualquier procedimiento:

🚨 Cascarita 1: Escribir la fecha como se te da la gana.

• El engaño: Te preguntan cómo registrar las "Fechas Extremas" en el inventario documental y te dan opciones como: A) 15 de marzo de 2023, B) 15/03/2023, C) 2023-03-15.
• La verdad: La norma técnica en Colombia y el Acuerdo 001 exigen estrictamente el formato AAAA-MM-DD (Año-Mes-Día). Si en el examen eliges la opción con formato tradicional (DD/MM/AAAA), caíste en la trampa.

🚨 Cascarita 2: El "Falso Responsable" de la firma.

• El engaño: En el caso situacional, el contratista o el auxiliar de archivo empaca las cajas, hace el inventario y firma el formato en la casilla de "Entregado por" para mandarlo al Archivo Central.
• La verdad: ¡Falso de toda falsedad! Las transferencias documentales son responsabilidad legal del Jefe de la Oficina Productora. El jefe es el que debe firmar la entrega, así el trabajo operativo lo haya hecho otra persona. Si marcas que firma el contratista, paila.

🚨 Cascarita 3: Usar siglas inventadas o dejar espacios en blanco.

• El engaño: Te ponen un formato donde la dependencia dice "Talento Humano" y tú en el código le pones "TH" para resumir.
• La verdad: Todo debe coincidir 100% con la Tabla de Retención Documental (TRD). Si la TRD dice que el código de Talento Humano es el "110", no puedes inventarte letras. Además, en los formatos oficiales, los espacios sobrantes se cancelan (con líneas cruzadas) para que nadie meta información falsa después.

💡 El "Hack" del Mentor para el examen

Parce, aplica la regla del "Celador de Discoteca".

Piensa que el Formato de Inventario es la lista de invitados VIP de una discoteca y el Archivo Central es el celador. Si tu cédula no cuadra exactamente con la lista (códigos TRD), si la fecha está al revés (AAAA-MM-DD), o si el que autoriza la entrada no es el dueño del chuzo (el Jefe de la oficina), el celador no te deja entrar las cajas. Todo debe ser exacto, estricto y sin rayones.

Si botaste puntos con estas fechas, imagínate en la prueba de casos... 😰

No dejes que una bobada como un formato te quite el mérito. Entiende la lógica detrás de esto con la explicación completa en video y mídete con el simulacro de casos situacionales de archivo gratis aquí:

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P.D.: Revísate bien cómo firmas en la oficina a partir de hoy... ¡Nos vemos en el próximo hack!