3 Términos del Acuerdo 001/2024 que suenan igual pero te corchan en la CNSC 💀

Papi, ubícate en esta escena: Llevas 3 horas haciendo el examen de la CNSC. Te duele la cabeza, llegas a la pregunta 65 sobre gestión documental y las opciones de respuesta son: A) Traslado, B) Transferencia, C) Remisión. Para ti, todas significan "mover papeles de un lado a otro", ¿verdad?

¡Ahí es donde el ICFES o la universidad que hace la prueba se frota las manos! En el mundo de los archivos (y del Acuerdo 001/2024) no existen los sinónimos. Usar la palabra equivocada en un caso situacional te cuesta el puesto. Vamos a desenmascarar las 3 trampas más comunes del glosario.

Las 3 Cascaritas del Glosario que parecen sinónimos ☠️

Pilas con confundir estas parejas en las opciones de respuesta. Si ves una, busca inmediatamente la otra para descartar:

🚨 Cascarita 1: "Documento de Archivo" vs "Documento de Apoyo"

• El engaño: En el caso te dicen que tienes en tu escritorio una fotocopia de una ley que usas todos los días para guiarte. ¿La guardas en el expediente?
• La verdad: ¡No! Esa fotocopia es un Documento de Apoyo y se va para la basura cuando ya no la uses. El Documento de Archivo es el que tú produces en tus funciones (ej. un memorando que tú firmas) y ese SÍ va al expediente.

🚨 Cascarita 2: "Transferencia" vs "Traslado"

• El engaño: Te preguntan qué haces cuando se te llena la oficina de cajas y decides mandarlas al sótano del Archivo Central.
• La verdad: Si solo mueves cajas porque no tienes espacio, eso es un vulgar Traslado. Si pasas los documentos siguiendo los tiempos exactos que dice la Tabla de Retención Documental (TRD), con inventario y actas, eso es una Transferencia. ¡En el examen siempre buscan la Transferencia!

🚨 Cascarita 3: "Foliar" vs "Paginar"

• El engaño: El jefe te pide enumerar un contrato. Tú le pones número a cada cara de la hoja (1, 2, 3...).
• La verdad: ¡Corchado por pendejada! Acabas de Paginar (como un libro). En los expedientes públicos se debe Foliar, es decir, solo se le pone número a la hoja principal (al derecho del papel). 1 hoja = 1 folio, sin importar si está escrita por detrás.

💡 El "Hack" del Mentor para el examen

Parce, usa la técnica del "Bisturí Legal".

Cuando en la CNSC dudes entre dos palabras que suenan igual, elige siempre la que implique un procedimiento regulado. "Trasladar" lo hace cualquiera que cargue cajas; "Transferir" lo hace un profesional siguiendo una TRD. "Paginar" lo hace un niño en el colegio; "Foliar" lo hace un servidor público siguiendo la norma del Archivo General de la Nación. ¡Vete siempre por la palabra técnica y burocrática!

Si patinaste con estos términos, imagínate en la prueba técnica... 😰

Dominar el vocabulario es el 50% del examen. El otro 50% es saber aplicarlo en casos de la vida real. Mira la explicación completa en video y haz el simulacro de vocabulario archivístico gratis que te dejé aquí:

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P.D.: Si este artículo te salvó la vida, compártelo con ese amigo que todavía le dice "guardar en la bodega" a la Transferencia Documental. ¡Nos vemos en el próximo hack!