El error mortal con las TRD y la Eliminación: Lo que la CNSC no quiere que sepas 🤫

Ponte en situación: Estás frente al compu, sudando frío en la prueba de competencias funcionales. Te ponen el caso de "Carlitos", que ve que a unos expedientes ya se les cumplió el tiempo de retención en la oficina.

Carlitos, muy proactivo él, coge los expedientes y los manda a la trituradora de papel porque "eso es lo que dice la TRD". En las opciones te preguntan si el procedimiento fue correcto.

Si respondiste que sí, porque la tabla manda... ¡Ay papi, te acaban de corchar monumentalmente! El Acuerdo 001 de 2024 es implacable con el tema de la Valoración y la Eliminación Documental.

Las 3 Cascaritas Mortales en Valoración y Eliminación

🚨 1. La eliminación NO es automática

• Esta es la trampa reina. La CNSC te va a sugerir que, una vez cumplido el plazo en la Tabla de Retención Documental (TRD), el documento se destruye de una.
• Falso. Para eliminar cualquier papelito oficial, se requiere un Acta de Eliminación.
• Y lo más importante: Esa eliminación tiene que estar aprobada sí o sí por el Comité Interno de Archivo. Carlitos actuó solo y cometió un delito, ¡así de grave!

🚨 2. ¿Quién aprueba las TRD? (El juego de tronos)

• En el examen te van a intentar confundir con los roles. ¿Quién aprueba las TRD en la entidad? ¿El jefe de archivo? ¿El alcalde? ¿El gerente?
• Según el Capítulo 3 del Acuerdo 001, el que las aprueba internamente es el Comité Interno de Archivo.
• Pero ojo al parche: luego deben ir al Consejo Territorial de Archivos o al Comité Evaluador para su convalidación. Si te ponen un caso donde el jefe de archivo las firma y ya, marca la opción de "procedimiento irregular".

🚨 3. El espejismo de "Shift + Supr"

• Te van a poner un caso moderno con documentos electrónicos. Te dicen que, para ahorrar espacio en la nube, borraron los PDFs vencidos.
• ¡Cascarita tremenda! La eliminación electrónica requiere un borrado seguro que deje trazabilidad.
• No puedes borrar la historia. Aunque el documento ya no exista, sus metadatos (la huella de que existió, quién lo creó y cuándo se eliminó) se deben conservar.

El "Hack" del Mentor 💡

Parce, tatúate esta regla antes de entrar al salón de la CNSC:

La palabra "Eliminación" en un examen del Estado nunca va sola. Siempre, pero SIEMPRE, tiene que estar acompañada de la palabra "Comité" y de la palabra "Acta". Si en las opciones de respuesta ves una eliminación solitaria o por decisión de un solo jefe, esa respuesta es un veneno. ¡Huye de ahí!

Si te equivocaste en esto, imagínate en el examen real...

Estas son las preguntas que separan a los que pasan de los que se quedan esperando otra convocatoria. No caigas en la trampa. Mira la explicación completa, con ejemplos de la vida real, y haz nuestro simulacro gratis aquí:

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