El Nuevo Código Maestro de la Memoria en Colombia: 5 Impactos del Acuerdo 01 de 2024 que Transforman la Gestión Pública

En el andamiaje del Estado moderno, el archivo ha dejado de ser un depósito estático de papeles para convertirse en el sistema nervioso central de la transparencia, la integridad y la eficiencia administrativa. La información es hoy el activo más crítico de cualquier entidad; su gestión no es un trámite colateral, sino el pilar que sostiene el derecho fundamental de acceso a la información y el control social.

Recientemente, el Archivo General de la Nación ha expedido el Acuerdo 01 de 2024, el "Acuerdo Único de la Función Archivística". Esta norma rompe con la dispersión normativa para ofrecer un marco unificado que redefine las obligaciones de los gestores públicos. Como estratega en gestión pública, presento los cinco cambios más disruptivos que transformarán la manera en que entendemos la memoria estatal.

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1. Unificación Normativa y el Vínculo con el MIPG

La fragmentación de criterios técnicos y jurídicos que históricamente asolaba a la administración colombiana llega a su fin. El Artículo 1.1.1 establece un objeto claro: unificar las disposiciones para implementar la función archivística bajo un solo cuerpo normativo. No obstante, el impacto estratégico real reside en su articulación obligatoria con el Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG), según lo dicta el Artículo 1.2.1.

Este cambio implica que la gestión documental ya no se evalúa de forma aislada, sino como un componente central del desempeño institucional. Además, el Artículo 1.1.2 define a los “Sujetos Obligados”, aclarando que esta norma no solo rige para servidores públicos, sino también para trabajadores oficiales, contratistas y entidades privadas que ejerzan funciones públicas.

"El Archivo General de la Nación es la entidad del Estado encargada de orientar y coordinar la función archivística para coadyuvar a la eficiencia de la gestión del Estado y salvaguardar el patrimonio documental como parte integral de la riqueza cultural de la Nación". (Considerandos, Acuerdo 01 de 2024).

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2. Responsabilidad de Alto Calibre: El FUID como Blindaje Legal

El Acuerdo eleva la gestión documental de una "tarea operativa" a una "obligación legal crítica". El Artículo 1.3.3 es tajante: los servidores que se retiren o trasladen sin entregar debidamente sus archivos responderán ante autoridades disciplinarias, penales, fiscales y administrativas.

Para el servidor público, el instrumento de salvación administrativa es el FUID (Formato Único de Inventario Documental). Según el Artículo 1.3.2, la entrega y recibo de documentos debe realizarse obligatoriamente mediante este inventario. Sin un FUID debidamente diligenciado, el funcionario no ha "liberado" su responsabilidad legal sobre la información. El parágrafo del Artículo 1.3.3 lo recuerda con severidad:

"Por ningún motivo el servidor público o contratista podrá llevarse la documentación... so pena de encontrarse incurso en cualquiera de las sanciones previstas por la Ley".

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3. La "Historia Institucional": El Soporte Técnico de la Planeación

El Artículo 1.2.2 introduce una exigencia que trasciende lo técnico para abrazar lo contextual: la Investigación Institucional. Antes de organizar fondos o actualizar herramientas, la entidad debe producir un documento formal denominado “Historia Institucional”.

Este no es un ejercicio literario; es el "soporte técnico indispensable" para la elaboración y actualización de las Tablas de Retención Documental (TRD). Al exigir un análisis funcional con enfoque sociocultural, político y económico, la norma garantiza que la clasificación de los documentos no sea un acto mecánico, sino una respuesta lógica a la realidad histórica y administrativa de la entidad.

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4. El SGDEA y el Expediente Electrónico de Confianza

La era de "subir un PDF" ha terminado. El Artículo 1.3.4 impone la obligatoriedad de implementar un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA) para garantizar el ciclo vital del documento digital. Bajo el Artículo 3.1.4, los repositorios deben asegurar autenticidad, integridad, fiabilidad y disponibilidad.

Un aspecto estratégico vital para directivos es la advertencia del Artículo 3.1.4 (Parágrafo 3): aunque se contraten servicios de almacenamiento en la nube con terceros, la responsabilidad legal sobre la preservación y acceso sigue recayendo exclusivamente en el sujeto obligado.

Los elementos mínimos del expediente electrónico (Artículo 4.3.2.2) son ahora:

• Documentos electrónicos de archivo.
• Índice electrónico (con firma para garantizar integridad).
• Metadatos de contenido, estructura y contexto (esenciales para la recuperación fidedigna a largo plazo).

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5. Blindaje a los Derechos Humanos y Criterios Diferenciales

El Título 9, Capítulo 1 otorga un estatus de protección superior a los archivos relativos a Derechos Humanos y Derecho Internacional Humanitario. Estos documentos son reconocidos como herramientas de "valor superior" para la verdad, la justicia y la reparación histórica en el contexto del conflicto armado colombiano.

Un avance significativo en el Derecho a la Información es la inclusión de los Criterios Diferenciales mencionados en los Considerandos. Los sujetos obligados deben establecer protocolos de acceso preferentes y efectivos para grupos vulnerables, incluyendo niños, niñas, adolescentes, mujeres, adultos mayores, población LGBTIQ+, personas con discapacidad y grupos étnicos. El archivo, bajo este nuevo código, se convierte en un agente activo de equidad social.

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Reflexión Final

El Acuerdo 01 de 2024 no es solo una norma técnica; es la hoja de ruta para un Estado colombiano más transparente, digitalizado y responsable. Modernizar la administración pública requiere entender que el archivo es la prueba de nuestra gestión y el pilar de nuestra democracia.

En un mundo donde la información es el activo más valioso, ¿está su organización lista para tratar sus archivos como el patrimonio cultural que realmente son, o sigue viéndolos como un costo administrativo?